Los eventos empresariales

Los eventos empresariales

Los eventos empresariales se presentan como oportunidades ideales para consolidar vínculos, fortalecer equipos de trabajo, recompensar logros, presentar importantes cambios dentro de la empresa y tantas otras situaciones.

Da igual que sea una pequeña, mediana o gran empresa, los eventos empresariales corporativos son buenas ocasiones que ofrecen interesantes resultados.

Para quienes deseen organizar un evento de estas características, aquí os señalamos cómo organizar un evento empresarial en varios pasos.

Primer paso:

Establecer objetivos: Se deben determinar los objetivos del evento. Es decir, las razones y motivos por las que se organiza el mismo. Puede ser para promocionar un nuevo producto, local comercial, para presentar cambios estructurales, motivar a los empleados

Segundo paso:

Determinar el tipo de evento: Según los objetivos del evento empresarial, el mismo puede tomar distintas formas. Puede ser un evento del tipo promocional, como una exhibición o inauguración; un evento académico, como un seminario o conferencia;  de tipo gastronómico, como un almuerzo, un cocktail,deportivo, organización de un campeonato, un evento empresarial…etc

Tercer paso:

Elaborar el plan: Se aconseja que este plan se realice algunos meses previos a la fecha en la que se desea hacer el evento. De todas formas, este tiempo previo dependerá de la magnitud e importancia del evento corporativo. El plan debe incluir:

• Fecha y hora del evento. Aquí se tendrá en cuenta la disponibilidad de los invitados.
• Lugar del evento. El lugar debe adecuarse al tipo de evento que se quiera hacer (empresarial, deportivo,gastronómico, etc.)
• Presupuesto. Determinar el dinero total que se puede destinar  a la organización del evento.
• Cronograma de actividades previas al evento.
• Cronograma de actividades durante el evento.

Cuarto paso:

Preparación: Siguiendo el cronograma de actividades previas se debe dar inicio a todas las preparaciones del evento: reservar lugar, realizar invitaciones, contratar servicios de catering, etc.

Quinto paso:

Revisión: Unos días previos al evento se deben chequear los últimos detalles: revisar instalaciones y puntos claves con todas las personas asignadas,cuando haya llegado el momento del evento, se debe tener presente el cronograma de actividades y dar inicio al mismo. Algunas de las actividades pueden ser; bienvenida a los invitados, coordinar las actividades, presentar personas, supervisar el curso del evento y demás actividades similares.

Durante el evento

Cuando llega la fecha señalada todo debe estar bajo control y perfectamente estructurado.

• Control de todos los factores que integran el evento: División de encargados en cada sección.

• Cumplir con el horario establecido: Esto es algo clave para que todo vaya según lo previsto.

• Aunque no se trate concretamente de una comida o cena, siempre se destina una zona para ofrecer  bebidas y alimentos.

• Correcto servicio al público y presentar información sobre el producto o empresa.

Sexto paso:

Evaluación y conclusiones: Finalizado el evento empresarial hay que realizar la evaluación del mismo. Para esto se debe hacer un informe sobre los sucesos más importantes que tuvieron lugar en el mismo, evaluar si los objetivos propuestos se cumplieron, si los invitados se sintieron a gusto, si las actividades se desenvolvieron de forma organizada, etc.

Séptimo paso:

Web atractiva: En cuanto haya una decisión en firme para celebrar el evento, asegúrate de que se enlace con un sitio web atractivo e informativo sobre el evento, donde todos los datos de información del evento, tienen que quedar claros.

Aprovecha el poder de los medios sociales a fin de promocionar el evento antes de su celebración y para prolongar su vida después, dándole valor al trabajo realizado y a la imagen de la empresa.

Todos estos pasos los hemos dado desde Sipcards, para la organización del evento especial  del 12 de Junio sobre soluciones empresariales integrales en el Hotel Ribera Triana en Sevilla.